La gestión de la información tras finalizar una reunión constituye uno de los mayores desafíos en el entorno laboral actual. La dependencia de la toma de notas manual suele derivar en problemas recurrentes, tales como la presencia de ideas incompletas, la omisión de acciones relevantes o la inversión de tiempo considerable en intentar reconstruir el contexto de lo discutido una vez terminada la sesión. Ante esta problemática, Zoom ha anunciado la ampliación de las capacidades de My Notes, su asistente de notas basado en inteligencia artificial, el cual estará disponible ahora también en dispositivos móviles.
A diferencia de otras herramientas presentes en el mercado que se limitan estrictamente a la transcripción literal de lo hablado, My Notes ha sido concebido con un enfoque más estratégico. Su objetivo principal no es solo registrar las palabras, sino capturar, organizar y transformar las conversaciones en acciones concretas y ejecutables. Esta versatilidad permite que la herramienta sea compatible con diversas plataformas, funcionando de manera integrada en Zoom Meetings, Microsoft Teams y Google Meet, además de poseer la capacidad de registrar conversaciones que se lleven a cabo de forma presencial.
La integración de My Notes en el entorno móvil representa un avance significativo para la productividad. Con esta actualización, los usuarios tienen la posibilidad de registrar tanto reuniones virtuales como encuentros físicos en tiempo real. Mientras la interacción se desarrolla, la inteligencia artificial se encarga de generar la documentación necesaria, elaborar resúmenes y definir los próximos pasos, evitando que el usuario tenga que interrumpir la conversación para escribir.
Russell Dicker, director de producto de Zoom, ha destacado que la naturaleza del trabajo contemporáneo ya no está restringida a un único espacio físico o digital. En este sentido, sostiene que la toma de notas debe ser una capacidad que acompañe a los usuarios independientemente de dónde se desarrollen sus interacciones. Según Dicker, la finalidad de My Notes es permitir que las personas se centren plenamente en la interacción humana y el diálogo, eliminando la carga cognitiva de tener que reconstruir posteriormente el contexto de cada reunión.
Entre las capacidades principales de My Notes destaca su flexibilidad de captura. La herramienta puede grabar, transcribir y tomar notas en las plataformas más utilizadas del sector, como Zoom, Microsoft Teams y Google Meet, así como en reuniones presenciales, con la ventaja competitiva de no requerir la implementación de bots ni la instalación de aplicaciones externas para su funcionamiento.
Asimismo, la herramienta optimiza el seguimiento de tareas mediante la generación automática de resúmenes. El sistema es capaz de identificar tareas pendientes y recoger las decisiones más relevantes de la sesión, asegurando que la documentación manual deje de ser una prioridad para que el usuario pueda concentrarse en el flujo de la conversación.
Para aquellos que utilizan la versión de escritorio, My Notes ofrece una capa adicional de automatización de flujos de trabajo. Los usuarios pueden activar acciones automatizadas directamente desde la herramienta, lo que facilita el envío de correos electrónicos de seguimiento, la creación de tareas específicas o el inicio de procesos operativos relacionados con los puntos tratados en la reunión. Estas funciones pueden personalizarse mediante plantillas predefinidas adaptadas a necesidades específicas de áreas como ventas, marketing, recursos humanos o IT.
Un punto fundamental es el mantenimiento de la supervisión humana. A pesar de la automatización, el sistema permite que los usuarios revisen, editen y aprueben cada acción generada antes de que se ejecute, garantizando que los procesos automatizados mantengan la precisión requerida.
En cuanto a la operatividad técnica, My Notes ofrece una sincronización total entre dispositivos. Las notas y transcripciones se mantienen actualizadas y unificadas entre la versión de escritorio y la móvil, asegurando un registro coherente independientemente del dispositivo utilizado. Respecto a la seguridad, la solución mantiene las notas privadas por defecto, aunque ofrece opciones de compartición flexible a través de Zoom Canvas, Chat o Slack, permitiendo además el uso de plantillas reutilizables para sesiones de trabajo recurrentes.
Finalmente, My Notes para móvil estará integrado dentro de los planes de pago de Zoom Workplace, aunque también existirá la posibilidad de contratarlo como una solución independiente para quienes prefieran este modelo de adquisición.
