El Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual, conocido ampliamente como Indecopi, ha emitido una advertencia dirigida a las entidades públicas, con un énfasis particular en las municipalidades, respecto a los requisitos documentales que pueden exigir a los ciudadanos durante la realización de sus trámites administrativos.
De acuerdo con la información proporcionada por el organismo, las entidades del sector público tienen la obligación de aceptar copias simples de los documentos en reemplazo de los originales o de aquellas copias que hayan sido legalizadas notarialmente. Esta disposición busca optimizar los procesos administrativos y reducir las cargas innecesarias para el usuario final.
Sin embargo, la aceptación de estas copias simples no es indiscriminada, sino que está sujeta a una condición fundamental. El Indecopi precisó que dichas copias deben estar acompañadas obligatoriamente por una declaración jurada. En este documento, el ciudadano debe manifestar formalmente la autenticidad de la copia presentada, asegurando que el contenido es fiel al original.
El organismo supervisor ha sido enfático al señalar que la exigencia de documentos legalizados en situaciones donde una copia simple y una declaración jurada son suficientes puede ser calificada como una barrera burocrática ilegal. El concepto de barrera burocrática se refiere a cualquier exigencia impuesta por una entidad pública que resulte irrazonable, desproporcionada o que no tenga un sustento legal válido, dificultando así el ejercicio de los derechos de los administrados o el acceso a los servicios públicos.
Esta medida resalta la función de Indecopi como ente protector de la competencia y de los derechos de los ciudadanos frente a posibles excesos administrativos. Al recordar que las municipalidades y otras entidades públicas no deben imponer requisitos que excedan lo estrictamente necesario, se busca que la gestión pública sea más eficiente y menos costosa para el ciudadano, quien a menudo debe incurrir en gastos notariales para legalizar documentos que no requieren tal formalidad.
El mecanismo de la declaración jurada actúa como el respaldo legal que permite a la entidad pública confiar en la veracidad del documento presentado sin necesidad de recurrir a un tercero, como un notario, para dar fe de la copia. Esto simplifica el flujo de trabajo tanto para el funcionario público como para la persona que realiza la gestión, eliminando pasos intermedios que no añaden valor real a la verificación de la información.
Es fundamental que las municipalidades revisen sus TUPA (Texto Único de Procedimientos Administrativos) y sus protocolos internos de recepción de documentos para alinearse con estas directrices. La persistencia en la exigencia de legalizaciones notariales innecesarias podría exponer a estas instituciones a sanciones o procesos administrativos por parte de Indecopi, dado que se consideraría una vulneración a la normativa vigente sobre la simplificación administrativa.
En resumen, el recordatorio del Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual subraya que el estándar para la presentación de documentos en el sector público debe priorizar la copia simple acompañada de la declaración jurada de autenticidad. Cualquier requerimiento que obligue al ciudadano a presentar copias legalizadas cuando este mecanismo es suficiente constituye una barrera burocrática ilegal que debe ser eliminada para garantizar un servicio público eficiente y respetuoso de los derechos del ciudadano.
